Zielgruppe
Alle Verbraucher*innen
Zeitlicher Umfang
Tages- oder Mehrtagesveranstaltung
Themen
Wertschöpfungskette abbilden, Betriebskreisläufe im Ökolandbau veranschaulichen, artgerechte Tierhaltung erklären, saisonale und regionale Biolebensmittel verkosten
Kurzbeschreibung
Hoffeste bieten eine gute Gelegenheit um viele Zielgruppen anzusprechen und zu erreichen. Je vielfältiger das Rahmenprogramm, umso publikumswirksamer ist es. Ein ansprechendes Programm mit vielen unterschiedlichen Modulen sorgt für die Abdeckung mehrerer Zielgruppen. Bei der Planung eines Hoffestes müssen mehrere Aspekte berücksichtigt werden, darunter Budget, Unterhaltung, Verpflegung und die Strukturierung eines Programms.
Ein selbst organisiertes Hoffest ist sehr planungsintensiv und benötigt eine langfristige Planung, wenn möglich ein Jahr im Voraus beginnen.
Hinweise:
- detaillierte Planung, die die Zielgruppen und deren Bedürfnisse berücksichtigt.
- vielfältiges Unterhaltungsprogramm mit Musik, Essen und Getränken, einer Festrede sowie Aktivitäten für Kinder
- Budget beachten – realistische Einschätzung der Kosten für die Veranstaltung (Miete für den Veranstaltungsort, Unterhaltung, Catering, Werbung und sonstige Ausgaben). Die Planung sollte darauf abzielen, das Budget effizient zu nutzen, um ein qualitativ hochwertiges Ereignis zu gewährleisten.
- musikalische Unterhaltung um eine angenehme Atmosphäre auf dem Hoffest zu schaffen (Live-Musik, DJs oder andere Formen der Unterhaltung)
- Verpflegung: Auswahl an Speisen und Getränken, die den Geschmack einer breiten Palette von Gästen anspricht, einschließlich vegetarischer und veganer Optionen sowie spezieller Ernährungsbedürfnisse.
- Eine Festrede kann dazu beitragen, den Zweck und die Bedeutung des Hoffestes zu betonen. (Gelegenheit , um Dank auszusprechen, Ziele zu kommunizieren oder wichtige Botschaften zu vermitteln)
- Kinderprogramm für eine familienfreundliche Atmosphäre (Spiele, Bastelaktionen, Vorführungen oder Kinderbetreuung, um Eltern zu entlasten und Kindern eine unterhaltsame Erfahrung zu bieten)
- Einzubeziehende Akteure: Hofbesitzer*innen, Erzeuger*innen/Verarbeiter*innen, Direktvermarkter*innen, Künstler*innen, (Naturschutz)Vereine
Rahmen:
- Thema des Festes
- Ort suchen & Datum festlegen
- Beginn und Ende (familienfreundlich bzw. an die Zielgruppe anpassen)
- Aufbau & Abbau
- Budgetplanung (Einnahmequellen können z.B. der Getränke- und Kaffee/Kuchenverkauf sein)
- Zu erwartende Besucherzahlen schätzen und in die Planung einbeziehen
Programm organisieren:
- Themen auswählen, passende Gastredner*innen auswählen und frühzeitig kontaktieren
- Musiker*innen auswählen, rechtzeitig buchen
- Bühne positionieren & Technik organisieren
- Aktionsplätze festlegen
- Was kann aus den eigenen Ressourcen geleistet und was muss dazu gebucht werden?
- Vielfalt & Abwechslung!
- Hüpfburg, Puppentheater, Spielstraßen, Basteln für Kinder
- Vorträge, Gottesdienst, Podiumsdiskussionen, Hofführungen für Erwachsene
- Verlosung & Quizze
Zu beachten:
- Veranstaltungsgenehmigung
- Versicherung
- Feuerwehr
- Sanitäter*innen
- Parkplatzsicherung
- ggf. GEMA beachten
Ausstattung planen und organisieren:
- ggf. Zelt mieten für Vorträge
- Festzeltgarnituren leihen
- feste Räumlichkeiten vor Ort prüfen und in das Konzept einbeziehen
- Toilettenwagen
- Strom- und Wasseranschlüsse
Verpflegung:
- Ausgewogene Auswahl an vegetarischem und veganem Essen, maßvolles Fleischangebot, bestenfalls saisonal
- evtl. teilweise Catering
- Geschirr organisieren/leihen
- ggf. Geschirrspüler
- nachhaltige Verpackungsmaterialien (Servietten, Strohhalme etc.)
Personalplanung:
- ausreichend Personal für Standbetreuung, Kinderbetreuung, Auf- und Abbau
- Geschirrdienst
- Werbung über Verteiler, Hochschulen, Ehrenamtsagenturen etc.
- Ehrenamtspauschalen in der Kostenkalkulation berücksichtigen
- Personalschulung & ggf. Hygieneschulung
Bewerbung / Außendarstellung:
- erste Ankündigung ca. 5 Monate vorher – Save the date (Social Media, Presse, Newsletter, Webseite, Magazine)
- Plakate und Flyer gestalten, drucken und verteilen (1 bis 2 Monate im Voraus)
- auf stimmiges Erscheinungsbild vor Ort achten (Banner, Beachflags etc.)
Infrastruktur:
- Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln?
- ggf. shuttle organisieren
- Parkmöglichkeiten prüfen/schaffen (Helfer*innen zur Einweisung notwendig?)
- Fahrradstellplätze
- Beschilderung vor Ort anbringen, Lageplan
Weiterführendes
Weitere Informationen, die die Organisation und Durchführung der Veranstaltung erleichtern, erhalten Sie unter anderem in den weiteren Äpfeln des Methodenbaums: